Administrateur(trice) Support aux produits

Mission:

Répondre aux appels téléphoniques et aux courriels internes et externes, les filtrer et les acheminer au besoin. Planifier les rendez-vous pour le service, les fournisseurs, les sous-traitants et les clients. Assurer la tenue à jour des dossiers des fournisseurs et des clients.

Principales responsabilités

Administration régionale de la flotte

• Maintenir les dossiers des véhicules conformément aux exigences gouvernementales afin d'assurer un suivi adéquat.
• Maintenir les dossiers des conducteurs conformément à la politique de gestion de la flotte de l'entreprise.
• Émettre les bons de commande (PO) aux fournisseurs pour les travaux d'entretien des véhicules lorsque la carte de flotte n'a pas été utilisée.
• Effectuer le suivi mensuel du kilométrage des véhicules.
• S'assurer que les contraventions liées aux véhicules sont payées par les employés concernés.
• Participer au processus de commande des véhicules (collecte d'information et coordination avec le fournisseur de la flotte).
• Administrer le système GPS des camions de service, créer les comptes utilisateurs, offrir du soutien aux utilisateurs, ainsi que valider et codifier les factures trimestrielles.
• Maintenir à jour la liste des véhicules de service et assurer le renouvellement annuel des immatriculations.

Administration régionale CareTrack / ActiveCare Direct

• Enregistrer les équipements dans le système CareTrack lors de l'inspection avant livraison (PDI) et s'assurer que la configuration est complétée à 100 %.
• Créer et maintenir les comptes utilisateurs, tant internes qu'externes.
• Créer les contrats CareTrack dans SAP et y joindre les contrats signés.
• Transmettre les contrats ActiveCare Direct au représentant de Volvo lors de l'inspection avant livraison (PDI) et de la vente des équipements.
• Analyser la liste des équipements actifs et s'assurer que les clients sont facturés lorsque la période gratuite est expirée.
• Collaborer avec le directeur des ventes et le gestionnaire du soutien aux produits afin de déterminer quels équipements doivent être retirés du système après l'expiration de la période gratuite.

Administration régionale des contrats d'entretien

• Créer les contrats dans SAP et y joindre la feuille de calcul ainsi que le contrat signé.
• Enregistrer les nouveaux équipements vendus dans le système RMA (Volvo) et informer le service des ventes des équipements mis en location pour la première fois.
• Obtenir mensuellement les relevés d'heures des équipements à partir du système télématique ou directement auprès du client.
• Générer les documents de facturation mensuels pour chaque contrat.
• Soumettre les factures aux clients conformément à leurs exigences en matière de bons de commande (PO). Une fois les PO reçus, les intégrer aux factures, informer le service de la comptabilité et transmettre les documents pour paiement.
• S'assurer que les contrats arrivés à échéance sont facturés en totalité et correctement fermés dans le système.
• Facturer aux clients les outils techniques utilisés dans le cadre des services CareTrack.

Soutien administratif au service

• Participer à la formation des nouveaux administrateurs du service.
• Assurer le suivi des contrats de service des équipements vendus afin de maintenir les services sur une base mensuelle.
• Offrir un soutien administratif aux succursales lors des absences des administrateurs.
• Assurer le remplacement à la réception de Mississauga pendant les vacances.
• Planifier les horaires de garde des techniciens de service sur le terrain afin d'assurer le soutien aux clients en dehors des heures normales de travail et contribuer à la résolution des problèmes liés aux équipements.
• Préparer mensuellement les relevés de commissions des représentants du service (CSR) et les transmettre au service de la comptabilité pour paiement.
• Préparer trimestriellement les commissions relatives aux ventes de pièces.

Administration régionale des garanties

• Examiner les rapports de vieillissement des réclamations reçus toutes les deux semaines du service des finances afin de s'assurer que les réclamations sont traitées et payées dans les délais.
• Collaborer avec les directeurs de succursale afin de résoudre les réclamations contestées et de transmettre aux fournisseurs toute l'information manquante requise pour le paiement.
• Produire et analyser le rapport mensuel des dépenses et des recouvrements le deuxième jour ouvrable du mois et fournir une explication pour tout écart supérieur à 1 000 $.

SANTÉ ET SÉCURITÉ :

Se familiariser avec les exigences légales en matière de santé et de sécurité prévues par la Loi sur la santé et la sécurité au travail ainsi que par les règlements applicables, et s'y conformer en tout temps.